POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE NUTRA & FOODS.CO S.A.S.

La presente Política de privacidad y de protección de datos personales, les proporciona a los clientes conocer el marco para el procesamiento, recolección almacenamiento, circulación, supresión, actualización, trasmisión y/o transferencia y en general el tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo del objeto social de NUTRA & FOODS.CO S.A.S. y así poder ejercer sus derechos los cuales deberán ser respetados bajo todas circunstancias.

Antes de mencionar cualquier aspecto específico sobre la protección de datos personales, hay que tener en cuenta que la actividad principal de NUTRA & FOODS.CO S.A.S. fabricación de productos farmacéuticos, sustancias químicas medicinales y productos botánicos de uso farmacéutico.

Para cualquier notificación se disponen los datos de contacto:

Razón social: NUTRA & FOODS.CO S.A.S.
NIT: 900758793-0
Teléfono: (7) 6393333 – 3046706899
Correo de contacto: administracion@nutrandfoods.com

I. DISPOSICIONES NORMATIVAS

La Constitución Política de Colombia reconoce en su artículo 15 el derecho fundamental que tienen todas las personas a su intimidad, buen nombre y al habeas data. Esta disposición es el fundamento constitucional de la normatividad que regula la protección de datos personales en Colombia.
La ley Estatutaria 1581 de 2012 constituye el principal instrumento normativo promulgado en materia de Protección de datos personales y establece las condiciones mínimas que deben cumplirse en las operaciones de tratamiento sobre datos personales que realicen las personas naturales o jurídicas, cuya actividad económica exige el conocimiento y uso de información personal.
La citada norma fue reglamentada posteriormente por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales complementaron y aclararon lo dispuesto en la regulación general y precisaron el alcance de las obligaciones asignadas a los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales.
NUTRA & FOODS.CO S.A.S. en su calidad de Responsable del tratamiento de información personal se encuentra comprometido con el cumplimiento de los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales por parte de sus trabajadores, empresas aliadas y encargados del tratamiento de datos, fomentando buenas prácticas en la gestión de la información al interior de la organización y asegurando la conformidad con la ley en el desarrollo de nuestras operaciones.

Con base en lo enunciado previamente, NUTRA & FOODS.CO S.A.S. comunica su política de tratamiento de datos personales en cumplimiento del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013:

II. DEFINICIONES

Para la implementación de la presente política, deberán tenerse en cuenta los siguientes conceptos, sin perjuicio de las definiciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

a) Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

b) Aviso De Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

d) Causahabientes: Persona que ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte.

e) Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

f) Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.

g) Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.

h) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

i) Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.

j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

k) Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de NUTRA & FOODS.CO S.A.S., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.

l) Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.

m) Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante NUTRA & FOODS.CO S.A.S., con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato.

n) Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

o) Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide la administración y gestión sobre los datos personales a su cargo.

p) Responsable de la gestión de la información: Persona(s) que han sido designadas internamente por NUTRA & FOODS.CO S.A.S. para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.

q) Titular del dato: Persona natural titular y propietaria de los datos sobre los que NUTRA & FOODS.CO S.A.S. realiza cualquier tipo de tratamiento.

r) Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

s) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

t) Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

III. AMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA.

La presente política de tratamiento de la información surge en respuesta a la necesidad de establecer los lineamientos y directrices que orientan las actividades de tratamiento de información personal realizadas por NUTRA & FOODS.CO S.A.S., con el propósito de salvaguardar la privacidad, seguridad y confidencialidad de los datos registrados por los usuarios.

IV. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN Y DERECHOS DE LAS PERSONAS

Atendiendo a los postulados constitucionales contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en cumplimiento del marco general de protección de datos personales, los datos de carácter personal únicamente podrán ser recolectados y sometidos a tratamiento cuando sean necesarios, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades específicas y legítimas para las cuales fueron recaudados y autorizados por su titular. En concordancia con esto, la información personal que suministre el titular será tratada de manera legal, adecuada y lícita, proporcionando las medidas técnicas, organizativas y humanas suficientes para garantizar la seguridad e integridad de los datos.
Los datos personales objeto de tratamiento no podrán ser usados o accedidos sin el consentimiento previo, expreso e informado de su titular ni con finalidades contrarias a las que justificaron su recolección. Las operaciones que se efectúen sobre datos personales con fines estadísticos, históricos o científicos no se tendrán por incompatibles con respecto a la finalidad principal del tratamiento.
La información personal que comuniquen los titulares se presumirá veraz, exacta e imparcial y deberá ser actualizada y rectificada conforme surjan modificaciones a la misma o en el evento en que dicha información no corresponda a la realidad presente del titular.
Todo el talento humano de NUTRA & FOODS.CO S.A.S. que interviene en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política de Tratamiento de Información o en la ley 1581 de 2012.

V. TITULAR DE INFORMACIÓN PERSONAL

En nuestra operación diaria, tratamos datos personales que pertenecen a las siguientes categorías: públicos, semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles. Esta información corresponde a los titulares que a continuación se relacionan:

– Accionistas
– Trabajador
– Proveedores
– Clientes

VI. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

A continuación, compartimos las finalidades para las cuales recolectamos y tratamos la información de todos nuestros titulares:

a. Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
b. Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
c. Dar trámite a incapacidades,
d. Permisos o licencias del trabajador.
e. Reportar la información tributaria a las entidades competentes.
f. Contactar a los clientes para ofrecimiento de productos, servicios y beneficios.
g. Para adelantar el proceso de compra con el proveedor que resulte seleccionado.
h. Consolidar un banco de proveedores potenciales para futuros requerimientos de productos y servicios que surjan.
i. Para realizar el control y seguimiento sobre las obligaciones derivadas de la aprobación de la compra realizada al proveedor.
j. Para consultar el estado de las obligaciones económicas del proveedor con la organización mediante revisión en centrales de información o registros internos.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para su ejercicio deberá establecerse previamente la identificación de la persona titular, evitando el acceso indiscriminado por parte de terceros sin autorización.
b. Obtener copia de la autorización otorgada por estos en calidad de titulares de los datos.
c. Conocer el uso que el Responsable del tratamiento ha dado a los datos personales del titular.
d. Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos siguiendo los procedimientos ordenados en la ley y en los términos de la presente política.
e. Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el curso de un proceso judicial o administrativo se haya determinado que el tratamiento de la información se realizó infringiendo la normatividad constitucional o legal.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por medios físicos, electrónicos o cualquier otro que le permita conocerla efectivamente.
g. Conocer y consultar la Política de privacidad de NUTRA & FOODS.CO S.A.S. y ser informado por parte del Responsable del tratamiento sobre los cambios o modificaciones sustanciales que se realicen sobre la misma.
Bajo ninguna circunstancia el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga al Responsable del tratamiento la obligación de conservarlos.
En los términos de la Regulación general de protección de datos personales, ningún titular podrá ejercer los derechos en nombre de otro sin que medie autorización por éste o por orden legal.

VIII. LIMITACIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR

En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos, como es el caso de los trabajadores.

No obstante lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

IX. ESTRUCTURA PARA LA ATENCION DE LOS TITULARES.

Con el propósito de garantizar la atención y respuesta oportuna a las peticiones, quejas, reclamos y consultas que formulen los titulares en relación con la protección de sus datos personales, se dispone de un área encargada de llevar a cabo el trámite interno de estas solicitudes, asegurando el ejercicio efectivo de los derechos consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
Para este efecto, el área designada realizará la recepción, trámite y respuesta de las solicitudes presentadas por los usuarios, a través de los procedimientos definidos de conformidad con los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
Debe advertirse, que el Equipo de Trabajo de NUTRA & FOODS.CO S.A.S. sólo enviará datos personales de los usuarios a las siguientes personas:
1. Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las personas autorizadas por el titular del dato.
3. A las personas autorizadas por el orden judicial o legal.
En el último evento, la Corte Constitucional ha establecido en Sentencia C-748 de 2011 que la solicitud de información personal cuando sea presentada por una entidad pública o administrativa podrá atenderse favorablemente siempre y cuando ésta haya justificado previamente la relación entre la necesidad de obtener el dato requerido y el cumplimento de sus funciones legales.
Los titulares deberán presentar sus consultas y reclamos por los siguientes medios:
Recepción de correspondencia física: Km 4 Aut Anillo Vial MZ C ZF Santander, de Floridablanca, Santander.
Correo de contacto: administracion@nutrandfoods.com

X. DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONSULTAS

Las consultas serán atendidas por el área designada para la función de protección de datos personales en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En los casos en que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se comunicará esta situación al interesado y se explicarán los motivos de la demora, señalando la fecha precisa en que se dará respuesta a su consulta. La nueva fecha que se fije para la atención de la consulta no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CONSULTA ⇒ NECESITA PRORROGA ⇒ NO ⇒ RESPUESTA
CONSULTA ⇒ NECESITA PRORROGA ⇒ SI ⇒ COMUNICAR FECHA ⇒ RESPUESTA

En aras de proporcionar una respuesta clara y coherente el solicitante deberá elevar la consulta por medio escrito, cuyo contenido mínimo atenderá a la siguiente estructura:
1. Su nombre e identificación y dirección.
2. Narración fáctica que origina la consulta
3. Pretensión

XI. DEL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR RECLAMOS

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
En los casos en que no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se comunicarán al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha precisa en que se dará respuesta al reclamo. La nueva fecha que se defina para la atención del reclamo no podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMO ⇒ NECESITA PRORROGA ⇒ NO ⇒ RESPUESTA
RECLAMO ⇒ NECESITA PRORROGA ⇒ SI ⇒ COMUNICAR FECHA ⇒ RESPUESTA

Si algún reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular o interesado presente la información requerida, se entenderá ha desistido del reclamo, por lo que se procederá al archivo definitivo del mismo.
El solicitante deberá formular el reclamo por medio escrito, asegurando que su contenido mínimo refiera los siguientes aspectos:

1. Estar dirigido a NUTRA & FOODS.CO S.A.S.
2. Contener la identificación del Titular.
3. Contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
4. El objeto de la petición.
5. Especificar la dirección del Titular, tanto física como electrónica.
6. Anexar los documentos que se quieren hacer valer en la formulación del reclamo.
Mediante la presentación de consultas o reclamos, los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos establecidos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

El término para responder las consultas y reclamos se contará a partir de que NUTRA & FOODS.CO S.A.S. tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.
Si el titular considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la misma para solicitar que se reevalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses.

XII. DEL RELACIONAMIENTO CON TERCEROS.

Los terceros que eventualmente puedan prestar servicios a NUTRA & FOODS.CO S.A.S. y que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento de datos personales, deberán comprometerse con el cumplimiento de lo establecido en la presente política de tratamiento de información personal, así como manifestar bajo la gravedad del juramento que cumplirán las directrices establecidas en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, garantizando los derechos contemplados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y el respeto de la dignidad humana de los titulares.
Sin perjuicio de lo aquí dispuesto, los vínculos contractuales con cada uno de los terceros establecerán las obligaciones que regirán la prestación del servicio.

XIII. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Para el correcto desarrollo de los procesos de selección y contratación de personal, NUTRA & FOODS.CO S.A.S. requiere recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos. Por lo anterior, las únicas finalidades del tratamiento corresponden a la ejecución de las actividades propias de la vinculación laboral, la capacitación, el desarrollo del contrato, el bienestar del personal y en general la gestión del talento humano.

XIV. ALCANCE DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR LOS ASPIRANTES A CARGOS

Los aspirantes a ocupar un cargo en NUTRA & FOODS.CO S.A.S. al momento de entregar su hoja de vida y soportes durante el proceso de selección de personal, deberán acompañar la respectiva autorización para el tratamiento de su información personal de acuerdo con las finalidades previamente enunciadas. Con la entrega de la hoja de vida, el aspirante da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.

Si el titular aspirante no resulta seleccionado, puede solicitar la supresión de su información por los canales antes referidos, de lo contrario su información podrá ser conservada como parte de un banco de candidatos elegibles para las próximas vacantes que se oferten.

XV. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de ley se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular, con las salvedades que los capítulos anteriores indican.

XVI. DEL CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA

El Equipo de trabajo de NUTRA & FOODS.CO S.A.S. pone a disposición la presente política de tratamiento de la información a todos sus titulares por medio del enlace ubicado en los Términos y Condiciones de uso del servicio.
Adicionalmente, todos los titulares de datos personales podrán solicitar copia de la política de tratamiento de información personal a través de los canales de comunicación señalados en el capítulo IX del presente documento.

XVII. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLITICA

La presente política está vigente desde noviembre de 2016 y fue actualizada como se presenta en este documento en noviembre de 2018. Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada y publicada los medios de comunicación idóneos a partir del momento en que operen los cambios.